POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ RELATIVE AUX DONNÉES PERSONNELLES DES CANDIDATS 

 

Bienvenue chez Badenoch and Clark. Nous sommes impatients de travailler avec vous et de vous accompagner dans l’avancement de votre carrière. Comme vous l’imaginez sans doute, nous collectons et utilisons des informations vous concernant, afin de garantir la qualité de nos services. 

Badenoch and Clark s’engage à protéger et à respecter votre vie privée. La présente Politique de confidentialité « la Politique » relative aux données personnelles des candidats décrit vos droits en matière de confidentialité, à l’égard de vos informations personnelles que nous traitons, ainsi que les dispositions que nous prenons pour protéger votre vie privée. Bien que cette Politique soit longue, nous vous invitons à la lire attentivement. Ci-dessous, un index vous permet également d’accéder directement aux parties que vous souhaitez. 

Index

Quelques termes à préciser

Quelles sont les informations personnelles que la Société collecte et utilise ?

Pourquoi utilisons-nous vos informations personnelles ?

Que dit la loi ?

Avez-vous l’obligation de nous transmettre les informations personnelles que nous vous demandons ?

Vos informations font-elles l’objet d’un traitement automatisé, sans aucune intervention humaine ?

Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Vos données sont-elles transférées à des tiers ?

Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?

Quels sont vos droits ?

Comment nous contacter ?                                                                                                                                                          Comment sont gérées les modifications apportées à la présente Politique ?

Quelques termes à préciser

Tout d’abord, il est important de clarifier la définition que nous donnons à certains termes utilisés dans cette Politique.

Même si cela peut sembler évident, vous serez désigné dans les présentes par « le Candidat » ou « vous ». 

Lorsque nous faisons référence à « nous » ou la « Société » cela signifie Badenoch and Clark Luxembourg S.à r.l. Notre siège est établi au 2 avenue Charles de Gaulle, Le Dôme, L-1653 Luxembourg. La Société fait partie du groupe Adecco, le plus grand prestataire de services RH au

monde. À travers ses différentes sociétés et branches d’activité, le groupe Adecco fournit des services RH (ressources humaines) incluant notamment les services suivants : dotation en personnel, services de la paie, recrutement et sélection, solutions de test, réorientation professionnelle, développement des talents, éducation et formation, reclassement externe et mobilité internationale (« nos Activités »).

Aux fins de la réalisation de nos Activités, la Société utilise différents systèmes informatiques. Notre site internet vous permet de rechercher et de répondre à des offres d’emploi proposées par la Société et ses sociétés affiliées en fonction de vos centres d’intérêt, de vos compétences et/ou de votre expérience, et des lieux de travail que vous avez spécifiés.

Pour finir, cette politique se rapporte aux informations que vous nous transmettez sur vous et éventuellement sur votre famille. Cela inclut des faits vous concernant, mais également des opinions à votre sujet et des opinions que vous exprimez (« je suis fan de football », par exemple). Il ne s’agit pas d’informations concernant la Société (bien qu’il arrive que ces deux éléments coïncident). Ces informations sont parfois appelées « informations personnelles » ou « renseignements nominatifs ». Dans la présente Politique, nous utilisons le terme « informations personnelles ».

Quelles sont les informations personnelles que la Société collecte et utilise ?  

Les informations personnelles généralement collectées par la Société incluent sans s’y limiter :

* vos nom, date et lieu de naissance, adresse courriel, coordonnées et qualifications (études, formations et stages), documents attestant votre identité et votre droit de travailler, résultats des tests et évaluations éventuellement réalisés ainsi que toute autre information que vous avez mentionnée dans votre CV ;

* Votre rémunération et vos avantages ;

* votre profil LinkedIn ou un autre compte de réseau social ;

* si vous nous contactez, nous enregistrerons et conserverons cette correspondance dans certains cas ;

* des commentaires à votre sujet émanant de notre personnel ou de tiers ; lorsque vous publiez des commentaires concernant d’autres personnes nous les conservons habituellement aussi, et cela fait également partie de vos informations personnelles (il s’agit en définitive de votre opinion). A ce titre, nous tenons à vous informer que des contrôles de référence peuvent être effectués auprès de vos anciens employeurs. La décision de réaliser ces contrôles découlera de la nature des postes à pourvoir et/ou des exigences particulières des Clients. Ces contrôles sont réalisés dans le strict respect du cadre légal et sont limités aux seules informations présentant un lien direct avec l’emploi proposé ou les aptitudes professionnelles à évaluer ;

* nous pourrons également recueillir des informations liées à vos visites de notre site Internet et notamment (mais non exclusivement) votre adresse IP, navigateur, horodatage, emplacement, pays, les données relatives au trafic, les données de localisation, les weblogs et autres données de communication et ressources auxquelles vous accédez. La collecte de ces informations facilitera vos prochaines visites de notre site Internet. Nous pourrons, par exemple, vous proposer des offres d’emploi gérées par les filiales locales du lieu depuis lequel vous nous avez contactés ;

* nous sommes également susceptibles de collecter des informations à des fins de marketing et d’analyse, y compris des informations sur la façon dont vous répondez aux e-mails, SMS, appels téléphoniques et autres opérations marketing ; 

les photos et vidéos de votre participation à des formations ou événements similaires (vous aurez la possibilité de demander lors de ces événements de ne pas être filmé ou photographié) ;

* les détails concernant tous handicap ou invalidité éventuels et tout aménagement que nous pourrions avoir à mettre en place pour vous sur le lieu de travail ; et

* dans certains cas, nous recueillerons également des informations personnelles sensibles, dans la mesure autorisée par la loi (données de santé, casier judiciaire transmis à l’employeur).

Pourquoi utilisons-nous vos informations personnelles ?

La Société collecte et traite vos données personnelles : 

1. Pour vous fournir les services que vous attendez, soit notamment vous proposer des offres d’emploi adaptées, vous aider sur le plan de la formation ou faciliter le processus de candidature aux emplois. Cela implique que nous envoyions votre CV à des employeurs potentiels afin qu’ils l’examinent et que nous vous tenions informé des éventuelles futures opportunités par e-mail, téléphone, courrier postal et/ou via d’autres moyens de communication. 

2. Avec votre accord, nous pourrons utiliser vos coordonnées pour vous contacter, à des fins de marketing direct, par e-mail, SMS ou téléphone, entre autres. 

3. Pour développer davantage, tester et améliorer notre site Internet ou autres systèmes/processus existants ou nouveaux, afin de mieux vous servir. Cela concerne principalement les nouveaux systèmes et processus informatiques. Vos informations pourront ainsi être utilisées afin de tester ces systèmes lorsque les données fictives ne permettront pas un fonctionnement du nouveau système identique aux conditions réelles. 

4. Pour réaliser des études et des recherches statistiques et analytiques pour, par exemple, comparer l’efficacité de nos placements de candidats entre différents secteurs d’activité et zones géographiques et identifier des facteurs susceptibles d’influencer toute différence constatée. 

5. Pour transférer des données à des tiers (voir plus bas). 

6. Lorsque nécessaire, pour satisfaire toute obligation légale.

7. Nous pourrons également procéder au traitement de vos informations pour : 

a. Promouvoir la sécurité et la protection des personnes, installations, systèmes et ressources ;

b. Contrôler la conformité avec les politiques et procédures internes ;

c. Administrer les systèmes de communications et autres utilisés par le Groupe Adecco (y compris les bases de données de contact internes) ; 

d. Enquêter sur ou gérer les incidents et plaintes ;

e. En ce qui concerne les photos ou vidéos de sessions de formation, faire le compte-rendu en interne du déroulement et du contenu des formations (par exemple lors de mises à jour internes) et proposer des sessions similaires en interne ou en externe, à des tiers ;

f. Respecter les obligations et droits, coopérer dans le cadre d’investigations menées par la police, le gouvernement ou les organismes de réglementation ; et

g. Participer à toute opération d’achat, de vente ou de coentreprise, potentielle ou réelle, de tout ou partie d’une activité ou d’une société, à laquelle tout membre du Groupe Adecco souhaiterait prendre part. 

Que dit la loi ?

La loi exige que le traitement de vos informations personnelles repose sur un fondement juridiquement établi.

Le traitement que nous faisons des informations personnelles pour l’ensemble des finalités mentionnées ci-dessus est basé sur des motifs tels que l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie (finalités 1 et 6-7), la nécessité du traitement à des fins de conformité aux obligations légales et réglementaires (finalités 6 et 7) et/ou la nécessité du traitement dans l’intérêt légitime de Badenoch and Clark, dans le cadre de l’exercice de ses droits fondamentaux et de ceux de son personnel de mener une activité, d’une manière qui n’affecte pas indûment vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux (finalités 1-5 et 7). Lorsque le traitement est nécessaire dans l’intérêt légitime de Badenoch and Clark, nous veillons à ce qu’il soit effectué de manière à ce que nos intérêts légitimes prévalent sur l’intérêt de tout individu. 

Dans le cas d’un traitement basé sur d’autres fondements, nous nous engageons à traiter vos informations personnelles uniquement avec votre consentement (fondement du traitement complémentaire).

Avez-vous l’obligation de nous transmettre les informations personnelles que nous vous demandons ?

Vous n’êtes pas obligé de ne nous communiquer vos informations personnelles mais, dans le cas où vous refuseriez, il nous serait presque impossible de travailler avec vous et de vous fournir nos services.

Vos informations font-elles l’objet d’un traitement automatisé, sans aucune intervention humaine ?

La Société peut utiliser des systèmes/processus automatisés (notamment le profilage) afin de vous fournir, ainsi qu’à nos clients, les services demandés. Néanmoins, lorsque nous avons recours au profilage dans le cadre du processus d’une prise de décision cela implique toujours une intervention humaine.

À titre d’exemple, lorsque nos clients recherchent des candidats pour un emploi, nous pouvons effectuer une recherche parmi nos listes de candidats en utilisant des critères qui prennent en compte vos disponibilités, vos compétences, vos conditions de rémunération, et dans certains cas, des commentaires de clients concernant vos expériences antérieures, afin de réaliser une sélection des candidats les mieux à même de répondre aux exigences des clients. Cela signifie que parfois, votre position dans la sélection effectuée pourra être plus élevée que celle d’autres candidats, selon la mesure dans laquelle ces facteurs correspondent aux besoins des clients.

Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ? 

La Société peut conserver vos informations personnelles pendant une période maximale de 3 ans à compter de la date de votre dernière candidature.

Vos données sont-elles transférées à des tiers ?   

Comme mentionné précédemment, nous divulguons vos informations personnelles à des tiers. Ce transfert de données est nécessaire pour les différentes finalités établies antérieurement. Le transfert a lieu dans les cas suivants :

* Divulgation à nos fournisseurs. Nous pouvons, par exemple, être amenés à engager un fournisseur afin qu’il effectue des tâches administratives ou opérationnelles, pour les besoins de notre relation avec vous. Le ou les fournisseur(s) seront soumis à des obligations contractuelles et autres exigences juridiques afin de préserver la confidentialité de vos données et de respecter votre vie privée. Ils n’auront accès qu’aux seules informations nécessaires à l’exécution de leurs fonctions. Les fournisseurs concernés sont en général des fournisseurs informatiques (qui hébergent ou prennent en charge nos systèmes contenant des informations vous concernant), des sociétés de gestion d’installations (qui veillent à la sécurité physique dans nos locaux et, par conséquent, ont besoin d’informations à votre sujet pour vous permettre l’accès à nos locaux), ainsi que des fournisseurs de services de gestion des finances et de la comptabilité (qui peuvent avoir besoin de certaines données des candidats afin de gérer les comptes fournisseurs et comptes clients). Nous pouvons également faire appel à des fournisseurs qui proposent des services et solutions de technologies de l’information incluant potentiellement des interviews vidéo et des outils d’évaluation des compétences. Nos fournisseurs sont les suivants : Davidson (Luxembourg), Carerix (Pays-Bas), HRLinkIT (Belgique).. 

* Divulgation à des membres du groupe Adecco dans d’autres pays. Ces destinataires peuvent se trouver à l’intérieur ou en dehors de l’Union européenne. Différents membres du groupe remplissent différentes fonctions (par exemple fonctions de technologies de l’information), en conséquence de quoi vos informations personnelles peuvent être partagées avec eux pour diverses raisons :

o les informations sont partagées avec des membres du groupe Adecco fournissant des fonctions de technologies de l’information aux sociétés Adecco dans le monde entier ; ces fonctions sont situées, entre autres, au Luxembourg, en France, en Suisse et en Belgique. 

o les informations sont également partagées avec les affiliés d’Adecco au niveau mondial, lorsque vous avez fait part de votre intérêt pour des opportunités relatives à ce marché, ou que d’autres membres du groupe Adecco constatent que vous pourriez avoir des compétences spécifiques requises ou utiles sur ce marché. Une liste des pays dans lesquels nous intervenons est disponible via la fonctionnalité « Choisissez votre pays » de notre site www.adecco.com.

* Divulgation à nos clients/employeurs potentiels : nous partagerons vos données avec nos clients intéressés par votre profil ou proposant des offres d’emploi susceptibles de correspondre à vos attentes. Ils sont soumis à des obligations contractuelles et à des obligations de confidentialité concernant vos données, envers nous et envers vous. 

* Nous communiquerons vos informations au gouvernement, à la police, aux organismes de réglementation ou d’application de la loi si nous considérons, à notre entière

discrétion, que nous sommes légalement obligés ou autorisés à procéder ainsi ou qu’il serait prudent d’agir de la sorte.

* Dans le cadre d’une diligence raisonnable relative à une fusion, acquisition ou autre transaction commerciale (ou dans le cadre de la mise en œuvre de l’une de ces opérations), nous pourrions avoir besoin de transmettre vos données aux vendeurs ou acheteurs potentiels ainsi qu’à leurs conseillers. 

Vos données sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ?

Vos informations personnelles peuvent être transférées et traitées dans un ou plusieurs autres pays, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Union européenne. Une liste complète des pays dans lesquels nous intervenons est disponible via la fonctionnalité « Choisissez votre pays » de notre site www.badenochandclark.com.

Nous transférerons vos informations personnelles en dehors de l’Union européenne uniquement vers des pays considérés par la Commission européenne comme garantissant un niveau de protection adéquat (une liste des pays concernés est disponible ici : http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm), ou des pays avec lesquels le groupe Adecco a mis en place des mesures appropriées pour préserver la confidentialité de vos données (ce pour quoi nous utilisons généralement un contrat de transfert de données approuvé par la Commission européenne dont les copies sont accessibles ici : http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm

Quels sont vos droits ?     

* Droit d’accès et d’obtention d’une copie de vos données personnelles 

Vous êtes autorisé à demander confirmation du fait que nous traitons toute information personnelle vous concernant. Dans certains cas, nous pourrons vous fournir, sur demande de votre part, une copie électronique de vos données.

* Droit de rectification de vos données personnelles 

Si vous pouvez démontrer que les informations que nous détenons à votre sujet sont incorrectes, vous pouvez solliciter leur mise à jour ou toute autre forme de rectification

* Droit à l’oubli/droit de suppression des données

 Dans certaines circonstances, vous êtes autorisé à demander un traitement restreint et/ou la suppression de vos informations personnelles. Vous pouvez faire cette demande à tout moment et Badenoch and Clark décidera des suites à lui donner. Toutefois, ce droit est soumis à tous droits ou obligations qui pourraient nous être attribués par la loi, en matière de conservation des données. Lorsque nous déterminerons, conformément à la loi, que votre demande est recevable, Badenoch and Clark procédera à la suppression de vos données personnelles, dans les meilleurs délais. Veuillez noter qu’une fois vos données supprimées, la Société pourra ne plus être en mesure de vous apporter ses services. Si vous souhaitez vous réinscrire auprès de la Société, vous devrez à nouveau saisir vos données. 

* Droit d’objection 

Sous réserve que le traitement de vos informations personnelles par la Société repose sur l’intérêt légitime de cette dernière (et sur aucun autre fondement) ou concerne des opérations de marketing direct, vous êtes autorisé à vous opposer au traitement de vos données par la Société en fonction de votre situation spécifique. 

Si vous souhaitez faire valoir l’un quelconque de vos droits, envoyez-nous un e-mail à l’adresse suivante : privacy@badenochandclark.lu 

Lorsque vous nous contactez pour exercer vos droits, la Société peut vous demander de vous identifier avant de traiter votre demande.

Enfin, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité locale chargée de la protection des données à l’endroit où vous vivez ou travaillez, ou à l’endroit où vous pensez qu’un problème lié à vos données est survenu. 

Comment nous contacter ?

Pour toute question ou commentaire concernant notre Politique, si vous souhaitez obtenir davantage de précisions sur la façon dont nous protégeons vos informations (par exemple, lors des transferts hors Europe) et/ou si vous cherchez à contacter le délégué à la protection des données (DPD) du groupe ou votre responsable local de la confidentialité, adressez-nous un e-mail à l’adresse suivante : privacy@badenochandclark.lu.

Comment sont gérées les modifications apportées à la présente Politique ?

Les modalités de la présente Politique pourront être modifiées périodiquement. Tout changement important apporté à cette Politique sera publié sur ce site Internet ou vous sera communiqué via tout autre moyen disponible.  

L’équipe Badenoch and Clark